บทที่ 2 เอกสารสารสนเทศทางการบัญชีและระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี

เอกสารทางบัญชี

หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี ซึ่งอาจจะได้รับจากธุรกิจหรือธุรกิจบุคคลภายนอก เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี เป็นต้น แบบฟอร์มที่ทำขึ้นจะเป็นเครื่องมือช่วยในการดำเนินงานและควบคุมได้ดังนี้ 1. เป็นการบันทึกเหตุการณ์ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรว่าเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นเมื่อใด อย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบแบบฟอร์มที่ใช้นี้บางชนิดก็ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีทันที เช่น ใบเบิกวัตถุดิบ ใบสำคัญสั่งจ่าย เป็นต้น แบบฟอร์มบางชนิดก็ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี แต่ใช้ในการดำเนินงาน เช่น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ เป็นต้น 2. ช่วยขจัดข้อผิดพลาดอันเกิดจากการจำเหตุการณ์ซึ่งจะเกิดขึ้น ในกรณีที่ไม่ได้บันทึกไว้ 3. เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เพราะอาจใช้เป็นสื่อติดต่อระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องเมื่อต้องการจะแจ้งข่าวสารให้บุคคลใดก็ตามทราบ การแจ้งให้ทราบโดยแบบฟอร์มจะทำให้ข้อความที่ต้องการจะส่งถึงกันได้มีการบันทึกไว้อย่างชัดเจน ป้องกันการโต้แย้ง และความเข้าใจผิด 4. ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อหรือการจดบันทึกโดยวิธีดังต่อไปนี้ 4.1 ข้อความที่ต้องการให้อยู่เป็นประจำจะจัดพิมพ์ไว้ล่วงหน้า ซึ่งเป็นการลดงานเกี่ยวกับการบันทึกรายการลงในแบบฟอร์ม 4.2 กรณีที่บุคคลหลายฝ่ายต้องการข้อความความอย่างเดียวกัน จะทำได้โดยจัดให้มีสำเนาหลายฉบับจะช่วยลดเวลาการกรอกแบบฟอร์มนั้น

ที่มา : https://sites.google.com/site/computerbusiness03/hnwy-thi-2-xeksar-thi-chi-ni-ngan-thurkic/xeksar-thi-chi-ni-ngan-dan-kar-baychi

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
     ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นใน รูป ตัวเงิน จัดหมวด หมู่รายการต่างๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแส เงินสด โดยมี วัตถุ ประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และ เจ้าหนี้ นอกจากนี้ยัง จัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจด บันทึกลงในสื่อต่างๆ เช่น เทป หรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวล และแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ
- ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
- ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
- ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
- มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
- มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

     ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบ รวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
     ผู้ใช้ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชี แบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ

1. บุคคลภายในองค์กร ได้แก่ ผู้บริหารในระดับต่างๆ

2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น 

   

     ระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่เป็นประโยชน์ ได้แก่

– งบกำไรขาดทุน

– งบดุล

– งบกระแสเงินสด

     

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์  ( Goals and Objectives )

2.ข้อมูลเข้า ( Inputs )

        • ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ

        • ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน

3.ตัวประมวลผล ( Processor ) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

        • การคำนวณ การเรียงลำดับ

        • การคิดร้อยละ

        • การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ

4.ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ ( Output )  คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้

5.การป้อนกลับ ( Feedback)

6.การเก็บรักษาข้อมูล ( Data  Storage )

7.คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Instructions and Procedures )

8.ผู้ใช้ ( Users)

9.การควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ( Control and Security Measures )

     วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี มี 3 ประการ คือ

1.เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน

2.เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร

3.เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย

     หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1.การรวบรวมข้อมูล ( Data Collection )

2.การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )

3.การจัดการข้อมูล ( Data Management )

4.การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ( Data Control and Data Security )

5.การจัดทำสารสนเทศ ( Information Generation )

     ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชี

          1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวันแก่ผู้บริหารระดับล่างและพนักงาน  เพื่อใช้ในการประสานงาน  ประเมินผลการปฏิบัติงาน  ควบคุมและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในหน้าที่งานหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ  เช่น  รายงานการขาย  รายงานสินค้าคงเหลือ  รายงานเงินสดรับ-จ่ายประจำวัน
          2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจ  วางแผน  และควบคุมการดำเนินงานทั้งระยะสั้น  และระยะยาวแก่ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูงเพื่อนำไปใช้ประกอบกับ ข้อมูลที่ไม่เป็นตัวเลขทางการเงิน  บริหารงานด้านการตลาด  การผลิต  หรือทรัพยากรบุคคล  เช่น กำลังซื้อของผู้บริโภค  วิเคราะห์แนวโน้มการเพิ่มขึ้นหรือลดของยอดขายสินค้า

          3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก  ประกอบด้วยตัวเลขในงบกำไรขาดทุน  และงบดุล  หรือถ้าเป็นบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย  กิจการต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเพิ่มเติมให้ผู้ใช้ภายนอกด้วย

ที่มา :http://accprora.blogspot.com/