บทที่ 1 ความสัมพันธ์ระหว่างนักบัญชีกับระบบสารสนเทศทางการบัญชี

บุคคลที่อยู่ในสายวิชาชีพทางการบัญชีทุกคนจะต้องเตรียมความพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กรธุรกิจ และคาดหวังได้ว่าจะสามารถปรับตัวเข้าสู่สภาวะของเศรษฐกิจที่มีความหลากหลายรูปแบบของโลกแห่งความเป็นจริงขององค์กรธุรกิจได้เป็นอย่างดี ซึ่งในความเป็นจริงแล้วความเป็นไปได้ที่จะต้องเผชิญกับเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นต่างๆ ที่ไม่อาจคาดคิดได้นั้น เพราะฉะนั้นนักบัญชีจะต้องมีความเข้าใจถึงผลกระทบทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน (Using) การประเมินผลงาน (Evaluating) และการพัฒนาระบบงาน (Developer) อย่างชัดเจน

ดังนั้น จึงต้องกำหนดหลักเกณฑ์ขึ้นใช้ในการกำกับการทำงานขึ้น โดยภายในหลักเกณฑ์จะระบุถึงคำอธิบายลักษณะเฉพาะงานที่สามารถใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติในแต่ละหน้าที่หรือในแต่ละตำแหน่งงาน ไม่ว่าใครก็ตามที่ถูกดำรงตำแหน่งใดๆ ก็สามารถที่จะปฏิบัติงานได้ และตำแหน่งงานทางบัญชีที่รู้จักกันดีก็คือ นักบัญชีการเงิน ผู้เชี่ยวชาญทางภาษี นักบัญชีต้นทุน (บริหาร) ผู้จัดการฝ่ายบัญชี ผู้ตรวจสอบบัญชีและผู้พัฒนาระบบ ซึ่งแต่ละตำแหน่งที่กล่าวมานั้น จะมีความสัมพันธ์กันในระบบสารสนเทศทางการบัญชีขององค์กร ดังรายละเอียดที่จะกล่าวต่อไป

อ้างอิง หนังสือระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System)

ผู้ช่วยศาสตราจารย์ อรุษ (นพฤทธิ์) คงรุ่งโชค

นักบัญชี

งานบัญชี (Accounting) เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการทางบัญชี รวมถึงการบันทึก จัดเก็บ รวบรวม และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี  บันทึกรายรับรายจ่าย ตลอดจน การจัดทำรายงานทางการเงิน โดยผู้ที่ทำหน้าที่ดังกล่าว เรียกว่า “นักบัญชี” ซึ่งต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะทาง เรียนจบมาทางสายงานบัญชี และต้องมีประสบการณ์ด้านบัญชีมาพอสมควร

         ผู้ที่หางานบัญชีควรเป็นผู้ที่จบการศึกษามาจากคณะต่าง ๆ ดังนี้ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี (สาขาการบัญชี) คณะเศรษฐศาสตร์ (สาขาการบัญชี) คณะบริหารธุรกิจ (สาขาการบัญชี) คณะสังคมศาสตร์ (สาขาการบัญชี) คณะวิทยาการจัดการ (สาขาวิชาการบัญชีบริหาร) คณะบริหารศาสตร์ (สาขาการบัญชี)

         สาเหตุที่สายงานบัญชีไม่ได้เปิดกว้างให้กับคนที่เรียนจบมาจากสาขาอื่น เนื่องจาก งานบัญชีเป็นงานเฉพาะทาง ที่ต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจในเนื้อหาของงานอย่างลึกซึ้ง ไม่สามารถฝึกหัดกันได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว เหมือนสายงานอื่น ๆ

งาน Accounting มีกี่ประเภท

งานในวิชาชีพบัญชีสามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1. งานบัญชีของธุรกิจ (Private Accounting) คือ งานบัญชีทั่วไป ที่นักบัญชีรับทำให้แก่บริษัทเอกชนทั่วไป
2. งานบัญชีสาธารณะ (Public Accounting) คือ งานบัญชีอิสระ ที่ผู้ทำบัญชีจะให้บริการด้านการบัญชีโดยไม่ต้องเป็นลูกจ้างของหน่วยงาน หรือองค์กรใด
3. งานบัญชีของรัฐบาล (Governmental Accounting) คือ งานบัญชีที่ทำให้กับหน่วยงานรัฐบาล โดยนักบัญชี จะมีฐานะเป็นข้าราชการประจำของหน่วยงานราชการนั้น                      

คุณสมบัติของนักบัญชี

• นักบัญชีต้องเป็นผู้ที่มีความซื่อสัตย์ และเก็บรักษาความลับได้ดี เพราะนักบัญชีเป็นผู้ที่รู้ความเคลื่อนไหวทางการเงินของบริษัทอยู่ตลอดเวลา จึงไม่ควรนำเรื่องดังกล่าวมาเปิดเผย
• มีความละเอียดรอบคอบ นักบัญชีจะต้องตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี และเก็บรักษาไว้ในที่ที่ปลอดภัย
• มีความรู้ความสามารถเกี่ยวกับงานบัญชีอย่างเต็มเปี่ยม ทั้งภาคทฤษฎี และภาคปฏิบัติ โดยสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสม
• เปิดรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อนำมาปรับใช้กับงานบัญชี พัฒนางานของนักบัญชีให้ทันสมัยอยู่เสมอ
• มีความรับผิดชอบต่อวิชาชีพ นักบัญชีต้องนำเสนอข้อมูลทางบัญชีที่น่าเชื่อถือ ถูกต้อง และรวดเร็ว เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการตัดสินใจ

ลักษณะของงานบัญชี

          ลักษณะโดยทั่วไปของงานบัญชีที่ให้บริการกัน ได้แก่ การรับทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี การวางระบบบัญชี การบัญชีต้นทุน การพยากรณ์ทางการเงิน การวางแผนภาษีอากร การบัญชีเพื่อการบริหาร เป็นต้น

โดยนักบัญชีจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ๆ ดังนี้

• ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลทางการเงินตามระบบของการบัญชี
• ทำบัญชีรายรับ บัญชีรายจ่าย ให้กับองค์กร
• ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี
• บันทึกการจ่ายเงิน การรับเงิน และธุรกรรมทางการเงิน
• ทำงบดุล และรวบรวมรายงานการเงินตามระยะเวลาที่กำหนด
• จัดแสดงรายรับรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท
• ทำรายงานปิดงบการเงินประจำเดือนให้กับบริษัท

          การเป็นนักบัญชีมือ อาชีพ เป็นสิ่งที่ผู้ทำงานด้านบัญชีต้องฝึกฝน และพัฒนาตนเอง โดยนำมารวมกับความรู้ความเข้าใจที่ได้เรียนมา มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับงานบัญชี เมื่อนักบัญชีมีสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้รวมเข้าไว้ด้วยกันแล้ว การจะเป็นนักบัญชีที่เปี่ยมไปด้วยความสามารถจึงไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

อ้างอิง https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/88178

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System) คือ ระบบที่ใช้เพื่อการสะสม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลบัญชีและการเงิน ซึ่งใช้สำหรับผู้ตัดสินใจ ระบบสารสนเทศทางการบัญชีโดยทั่วไปจะเป็นระบบบนคอมพิวเตอร์ใช้ในการตรวจสอบกิจกรรมทางการบัญชีเชื่อมโยงกับทรัพยากรทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ รายงานทางการเงินสามารถใช้ได้ทั้งภายในสำหรับผู้บริหารและภายนอกสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ รวมไปถึง นักลงทุน ผู้จัดการสินเชื่อ และ ผู้ตรวจสอบภาษี ระบบสารสนเทศทางการบัญชีถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนงานทางด้านบัญชีและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องรวมทั้ง การตรวจสอบ รายงานบัญชีการเงิน บัญชีสำหรับผู้บริหาร และ ภาษี ระบบสารสนเทศทางบัญชีได้ถูกพัฒนาอย่างกว้างขวางในด้านการตรวจสอบและการรายงานทางการเงิน

ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ต่างๆที่ได้เกิดขึ้น เป็นข้อมูลดิบ
เช่น ซื้อกระดาษ 1 กล่องราคา 630 บาท, ขายคอมพิวเตอร์ได้ 1 เครื่อง ราคา 19,999 บาท เป็นต้น

สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้นหรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด งบการะแสเงินสด งบดุล งบกำไรขาดทุน เป็นต้น

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี  (Accounting Information System: AIS) หเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ

1.ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฎจักรการบัญชี มีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจเริ่มตั้งแต่ การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้นซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน มาบันทึกรายการในสมุดขั้นต้นหรือสมุดรายวันและผ่านรายการบัญชีไปยังสมุดแยกประเภท จากนั้นจึงทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการเมื่อสิ้นงวดเวลา บัญชีก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภท หลังจากนั้นจึงจัดทำงบกำไรขาดทุนพร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้า บัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ

บัญชีการเงิน ประกอบด้วยกิจกรรม
1.1 รวบรวมรายการค้า
1.2 จำแนกประเภทและใส่ รหัสบัญชี
1.3 บันทึกรายการในสมุดรายวัน
1.4 ผ่านรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง
1.5 จัดทำงบทดลอง
1.6 จัดทำงบการเงิน

2.ระบบบัญชีบริหาร  (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาทำการจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผู้ใช้ รูปแบบของรายงานไม่ได้กำหนดตายตัวขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ หรือผู้บริหารระดับต่างๆ ขององค์กรโดยส่วนใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของรายงานผลการดำเนินงานโดยมีลักษณะสำคัญคือ

• ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์กร
• ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
• ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
• มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
• มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการของการใช้งานได้

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ ( Goals and Objectives )
2.ข้อมูลเข้า ( Inputs ) เช่น ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน เป็นต้น
3.ตัวประมวลผล ( Processor ) คือ เครื่องมือที่ใช้ ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับ
การคิดร้อยละ การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ จัดทำรายงาน เป็นต้น
4. ข้อมูลออก ( Output ) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ ( Feedback)
6. การเก็บรักษาข้อมูล ( Data Storage )
7. คำสั่งและขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน ( Instructions and Procedures )
8. ผู้ใช้ ( Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล ( Control and Security Measures )

หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1. การรวบรวมข้อมูล ( Data Collection )
2. การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )
3. การจัดการข้อมูล ( Data Management )
4.การควบคุมข้อมูล และรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล
( Data Control and Data Security )
5. การจัดทำสารสนเทศ ( Information Generation )

ลักษณะของสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจ
1. เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
2. ถูกต้องเชื่อถือได้
3. สมบูรณ์ครบถ้วน
4.ทันเวลา
5. แสดงเป็นจำนวนได้
6. ตรวจสอบความถูกต้องได้
7. สามารถเข้าใจได้
8. สามารถเปรียบเทียบได้

อ้างอิงhttp://blog.vzmart.com/ระบบสารสนเทศทางการบัญ-accounting-information-system/